Inköpsguiden – checklista för inköp

 

Köpta varor och tjänster är den i särklass största kostnadsposten i flertalet företag. Det finns alltså starka skäl att minimera denna kostnad. Varje sparad inköpskrona återfinns på nedersta raden i företagets resultat.

 

Här får du praktiska råd om hur du steg för steg genomför ett inköp på ett planerat sätt.

 

1. Analysera behovet

-    vad ska köpas och när behövs det?

-    vem i företaget är användare av det som ska köpas?

-    är behovet väl grundat och igenomtänkt?

-    har du behörighet att köpa?

-    finns det ev. kommande behov i företaget av det som ska köpas?

-    har ni köpt det tidigare – har ni erfarenheter från tidigare inköp?

 

2. Specificera kraven

-    vad är viktigt för det som ska köpas?

-    vilka är kraven? – t ex. funktion, pris, kvalitet, leveranstid, miljöaspekter, garantier etc.

-    kraven utgör kriterier för utvärdering av offerter enl. punkt 6 nedan.

 

3. Undersök samordningsmöjligheter

-    finns det möjligheter att samordna det planerade inköpet med andra enheter/företag för att därmed få större volym och möjlighet till bättre priser och villkor?

-    finns det behov inom företaget av andra varor/tjänster som skulle kunna samordnas med det nu planerade inköpet?

 

4. Sondera marknaden

-    finns det någon befintlig leverantör av det som ska köpas – erfarenheter?

-    vilka nya leverantörer kan tänkas leverera det som ska köpas?

-    finns det fördelar med att ha en lokal leverantör?

-    sök efter leverantörer på t ex Internet, Företagsinköp eller Gula Sidorna

-    titta på leverantörernas hemsidor och produkt-/tjänstebeskrivningar

-    kontakta intressanta leverantörer för att få mer information om det behövs

 

5. Välj ut ett antal leverantörer

-    välj ut ca 3-5 leverantörer som har det du ska köpa och som verkar seriösa – kontrollera att de har F-skattsedel

 

6. Gör offertförfrågan

-  fråga de utvalda leverantörerna om offerter – offerterna ska alltid vara skriftliga

-  be gärna leverantörerna att vara kreativa och komma med alternativa förslag till lösningar

  som kan tillgodose ditt behov ännu bättre

 

7. Utvärdera offerterna

-  utvärdera offerterna med utgångspunkt från de krav som definierades i punkt 2 ovan

-  beakta totalkostnaden - inte bara priset

 

8. Välj den bästa offerten

-  välj ut den offert/leverantör som bäst svarar mot kraven

-  tänk igenom vad som skulle kunna förbättras i offerten t ex pris, leveranstid, betalningsvillkor

 

9. Förhandla

-  kontakta leverantören och ange vad du vill ska förbättras i hans offert - förhandla

-  får du inte igenom dina önskemål kanske ni kan hitta en kompromiss som du tycker är OK

-  kommer ni inte fram till en för dig acceptabel uppgörelse, kontakta och förhandla med den leverantör som du rankat som tvåa i offertutvärderingen

 

10. Ta inköpsbeslut

-  ta inköpsbeslut tillsammans med den interna användaren baserat på utvärdering och förhandling

 

11. Beställ

-  meddela vald leverantör att inköpet nu kan verkställas enl. de villkor ni kommit överens om

-  gör en beställning alt. skriv ett avtal om inköpet är av större art

-  se till att leverantören skickar en skriftlig beställningsbekräftelse

 

12. Ta emot leveransen

-  när varan/tjänsten levererats kontrollera att den överensstämmer med vad som beställts

-  om leveransen inte stämmer eller är felaktig så reklamera omgående till leverantören

 

13. Betala

-  när fakturan kommer kontrollera att belopp och betalningstid överensstämmer med beställningen

 

14. Notera och Informera

-  notera dina och användarens erfarenheter av det som köpts och hur leverantören skött sig

-  återkoppla såväl ”ris som ros” till leverantören

-  informera kollegor om dina erfarenheter  

 

 

Att ta extern hjälp för att effektivisera företagets inköp är en god investering.

Vill du ha hjälp med att skapa en effektiv inköpsrutin eller få support för att genomföra större strategiska inköp - kontakta experter inom området – INKÖPSDESIGN www.inkopsdesign.com